「習うより慣る」
マニュアルや規程を作成するには、個人情報保護法かJIS Q15001を理解する必要があり最 短でも2ヶ月程度はかかります。通常は理解するために講師役としてコンサルタントを依頼しますが、 時間短縮は望めなく、費用は約100万円必要になります。
このPMS構築セットは、サンプルマニュアルをベースに運用から着手して個人情報保護を理解すること から開始します。運用から見えてくる自社の状況をマニュアルに反映して独自のマニュアルに変換す ることで、実態とJIS規格の整合性をとります。
最初に行うのは、社長様に基本方針を作成してもらい、個人情報保護体制も
確立します。
それらをサンプルマニュアルに反映して自社のマニュアルを完成させます。
また、「何時、誰が、何を」するのかを決定して、各規程書の空欄を埋めます。
これで、運用に入る準備が整います。
参考書として市販の書籍を購入するのも良い手です。
この作業量は、通常一週間程度です。
従業者を全員召集してキックオフミーティングを開催します。
社長様から基本方針やこれから何を実施して行くのか一言頂戴します。
事務局担当者は、PMS構築セットの中の「キックオフ資料」を参考に全員に
説明します。
業務毎にフローチャートを作成して、どのタイミングで個人情報を入手するのかなどを
把握し台帳を作成します。
おそらく、この作業が一番時間を要すると思われます。
全従業者の協力を得ることが必要です。
時にはトップダウンが必要になるケースもあります。
Step１からStep３までは、1ヶ月程度を目処に完了することをお勧めします。
それ以上の時間をかけると、作業完了がいつになるかわからなくなります。
皆さんで集中して作業を行いましょう！
これで、マネジメントシステムの構築は完了です。
各規程書を社内に周知して運用を開始しましょう。
